Sử sụng hóa đơn điện tử có rủi ro không?
Sử dụng hóa đơn điện tử hoàn toàn yên tâm, bỡi có tính bảo mật cao, như mã tra cứu hóa đơn đã xuất, doanh nghiệp có thể tra cứu phát hành hóa đơn điện tử, thì sẽ biết thông tin hóa đơn đó có đăng ký phát hành tại cơ quan thuế chưa.
>> Những điều cần biết doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn điện tử
Xem thông tư 68/2018/TT-BTC, hướng dẫn về nghị định 119/2018/NĐ-CP, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức, phải áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử áp dụng từ ngày 01/11/2020 bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử 100% dành cho các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy và chuyển sang hóa đơn điện tử, bảo đảm hiệu suất chính sát, và không hư hỏng như hóa đơn giấy và hiệu quả, tốt nhấtt, tổ chức, doanh nghiệp cần hiểu rõ các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử như: Hóa đơn điện tử là gì? Điều kiện của doanh nghiệp, tổ chức khởi khi tạo hóa đơn điện tử như thế nào? Thủ tục đăng ký gửi cơ quan thuế ra sao?…Thì tổ chức, doanh nghiệp phải hiểu các vấn đề thông tư, nghị đinh, văn bản sau đây.
Khi nào áp dụng hóa đơn điện tử?
Xem chi tiết theo thông tư và nghị định sau:
- Ban hành theo công tư 68/2019/TT-BTC, và hướng dẫn theo nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
- Bắt buột tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử áp dụng tử ngày 01/11/2020
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn điện tử, quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp gửi đăng ký lên cơ quan thuế,...
Hóa đơn điện tử áp dụng nhằm ở thông tư nào?
- Hóa đơn điện tử áp dụng theo Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011
- Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. - - Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Hóa đơn điện tử gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
- Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
+ Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
+ Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
+ Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
* Các tổ chức, cũng như doanh nghiệp đăng ký mail để nhận mail khi tiếp nhận hóa đơn điện tử sau đây
- Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
Hóa đơn điện tử xuất như thế nào?
>> Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử
Xem mẫu hóa đơn điện tử ở nào đẹp nhất?
- Các doanh nghiệp cũng như tổ chức để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý sau đây:
>> Các mẫu hóa đơn điện tử đẹp
>> Đăng ký mua hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử có bảo mật thông tin doanh nghiệp không?
Hóa đơn điện tử là có mã xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Đối với Hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.
* Yếu tố nào mà các doanh nghiệp, tổ chức khi khởi tạo hóa đơn điện tử?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Các tổ chức, doanh nghiệp có giải pháp gì về hóa đơn điện tử?
- Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
+ Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
+ Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định
+ Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
+ Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
+ Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
+ Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .
+ Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
+ Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử cách gửi lên cơ thuế sao?
* Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm các bước sau đây:
- Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2019/TT-BTC)
- Hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định, gửi lên cơ quan thuế qua trang thuế điện tử: thuedientu.gdt.gov.vn
Trước khi làm bộ hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ cán bộ Thuế quản lý để biết xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.
Lưu ý: Sau 2 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của Cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành. Doanh nghiệp có thể tra cứu thông báo và mẫu hóa đơn đã nộp tại địa chỉ http://thuedientu.net.vn/, vào bên phải phần tra cứu phát hành hóa đơn điện tử
* Hóa đơn điện tử có lưu được không?
Hóa đơn điện tử, không có liên 1, 2, 3, không giống như hóa đơn giấy,...chỉ 1 liên duy nhất, không có liên số
Hóa đơn điện tử lưu bằng hình thức nào?
- Hóa đơn điện tử lưu trên hệ thống máy tính của bạn, bạn tải hóa đơn khi xuất xong cho khách hàng, rồi bạn tải về lưu về ổ đĩa máy tính.
- Lưu trên phần mềm xuất hóa đơn, hoặc lưu trên máy tính của doanh nghiệp.
Bên mua nhận hóa đơn điện tử bằng hình thức nào nào?
* Có 3 hình thức sau đây:
- Nhận bằng mail, người mua gửi địa chỉ mail cho bên người bán, trước khi bên bán xuất hóa đơn điện tử gửi mail qua cho bên mua. (Chắc cú nhất)
- Nhận bằng zalo. (Bên bán xuất xong hóa đơn điện tử, rồi gửi qua zalo qua cho bên mua)
- Nhận bằng hóa đơn giấy, in ra đưa cho bên mua,(Hình thức này, không được an tâm lắm)
* LIÊN HỆ TƯ VẤN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ.
* CỔNG TY CỔ PHẦN CHỮ KÝ SỐ SÀI GÒN: ZALO: 0907222166
* GIẢI PHÁP TỐT NHẤT; CHỌN MẪU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ: TRÊN 200 MẪU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
